La norma parla genericamente di “copie” e non specifica “copie cartacee”. In assenza di specifiche limitazioni sulla lettera di incarico, il funzionario potrà anche autenticare copie digitali, oppure da cartaceo a digitale e viceversa.
Le copie digitali richiedono però alcune accortezze, che verranno approfondite in seguito.
La copia non è necessariamente una foto-copia, anche se oggi nessuno si mette più a ricopiare a mano un documento: non c’è alcuna limitazione teorica a ricopiare a penna o a macchina un documento scritto a mano o stampato.
Vedasi ad esempio il parere del TAR di Torino (T.A.R. Piemonte Torino, Sez. II, sent. 07/05/2007 n. 2054), laddove ritiene che la legge «non prevede che la copia debba essere "effettivamente conforme" ma mira ad un risultato sostanziale».
A differenza dell’autentica di sottoscrizione, che per le limitazioni intrinseche comporta la lettura del documento e la valutazione sulla competenza, per l’autentica di copia non è previsto alcun limite funzionale, né verifica del contenuto.
L’unico limite consiste nel fatto che occorre partire da un originale, non è ammessa la copia di copia.
Il funzionario incaricato dell'autenticazione pertanto si limita a ricevere una copia, verificare che sia identica al documento originale e che sia completa (ad esempio potrebbero esserci scritte a matita o comunque più leggere che non compaiono nella copia), quindi procedere a dichiararla autentica.
Limitandosi a dichiarare che la copia è uguale all’originale, non vi sono limiti a procedere anche su un documento redatto in lingua straniera, purché si sia sicuri che la copia è identica.
Nel caso in cui non vi sia la certezza assoluta che il documento mostrato in visione sia effettivamente un originale, o se la copia non risultasse identica all'originale, l'autentica non potrà essere effettuata.
Se il documento è composto da più fogli verrà siglato ogni singolo foglio.
LA COPIA PARZIALE
Può accadere che di un documento serva solamente la copia di una parte limitata.
In tal caso tale richesta verrà specificata e circostanziata nel corpo dell'autenticazione, fermo restando che le paginedi cui si chiede l'autenticazione dovranno essere copiate per intero, non è consentitocoprirne una o più parti.
Mentre sulla copia è corretto indicare i “fogli”, indipendentemente dal fatto che siano utilizzati su un solo lato o su entrambi, dato che lo scopo è di garantire che il documento sia completo, sulla copia parziale verranno indicate di quante pagine è composto l’originale.
Non ci sono problemi a realizzare le copie da un solo lato anche se l’originale è fronte/retro, o viceversa.
Attenzione che “copia parziale” si può anche riferire alla perdita di informazioni nella copia: se un originale è a colori e la copia in bianco e verrà specificato.